ZUS: nowe formularze DRA, ZSWA, ZWUA, RCA. Pole Q-VII/2 mierzy emocje pracodawcy. Brak = druk EMO-3 i 17 zł kary

Jak poinformował w poniedziałek Zakład Ubezpieczeń Społecznych, od 30 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe wzory deklaracji rozliczeniowych i raportów: DRA (deklaracja rozliczeniowa), ZSWA (zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach), ZWUA (zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń) oraz RCA (raport miesięczny). Nowe formularze różnią się od poprzednich o 7,3% pola merytorycznego, 23,1% układu graficznego oraz 100% numeracji rubryk. Co istotne, numery rubryk w nowych formularzach są nadawane losowo przez algorytm w Centrali ZUS, co oznacza, że ten sam fakt (np. „pracownik Jan Kowalski zarabia 5000 zł brutto”) może być wpisany w rubrykę 17, 31, 64 lub 91 w zależności od tego, w której minucie formularz został otwarty.

Dodatkowo, w każdym formularzu DRA pojawiło się nowe pole oznaczone kodem Q-VII/2, przeznaczone na wpisanie „państwowego wskaźnika dobrej woli pracodawcy” — liczby od 0 do 100, określającej stopień, w jakim pracodawca „angażuje się emocjonalnie w proces rozliczania składek”. Brak wypełnienia pola Q-VII/2 skutkuje automatycznym przyznaniem wskaźnika 0, co z kolei — zgodnie z wewnętrznym algorytmem ZUS — generuje konieczność złożenia w terminie 7 dni roboczych „wyjaśnienia emocjonalnego” na druku EMO-3, w trzech egzemplarzach, z czego jeden jest przesyłany do ZUS, drugi do Państwowej Inspekcji Pracy, a trzeci pozostaje w aktach osobowych pracodawcy na okres 50 lat.

Nowe formularze ZSWA (zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach) zawierają 47 nowych rubryk, w tym rubrykę 38 „Charakterystyka akustyczna środowiska pracy w kontekście subiektywnego samopoczucia zatrudnionego”, rubrykę 39 „Ocena stopnia, w jakim pracownik zdaje sobie sprawę z tego, że pracuje w szczególnych warunkach”, oraz rubrykę 40 „Imię i nazwisko pracownika, który jako pierwszy poinformował pracodawcę o tym, że warunki są szczególne”. Wypełnienie rubryki 40 jest obowiązkowe, a odmowa jej wypełnienia skutkuje uznaniem, że „pracownik nie poinformował pracodawcy o szczególnych warunkach, co jest równoznaczne z oświadczeniem, że warunki nie są szczególne, co zwalnia pracodawcę z obowiązku ich raportowania, ale nie zwalnia pracownika z obowiązku raportowania samodzielnie, na druku ZSWA-Solo, dostępnym w placówkach ZUS wyłącznie w godzinach 11:00-11:13 w pierwszy poniedziałek kwartału”.

System musi wiedzieć, jak pracownik czuje się w pracy, bo jak nie wie, to nie może wyliczyć podstawy wymiaru składki, a jak nie może wyliczyć podstawy wymiaru składki, to nie może wystawić deklaracji, a jak nie może wystawić deklaracji, to musimy wysłać do pracodawcy wezwanie, a wysłanie wezwania kosztuje 17 zł, które ZUS dolicza do składki następnego miesiąca, przez co pracownik płaci 17 zł więcej, a pracodawca dowiaduje się o tym fakcie po 47 dniach, kiedy to 17 zł jest już obcięte z pensji pracownika, a my jesteśmy w trakcie projektowania nowego pola Q-VII/3 «Wskaźnik satysfakcji z otrzymania 17 zł więcej za to, że wcześniej nie wpisał 17 zł więcej».

Edward Wyśniewiarowski, starszy referent ds. optymalizacji pustych pól w Centrali ZUS

W pierwszym tygodniu obowiązywania nowych formularzy ZUS odnotował 28-procentowy spadek liczby poprawnie wypełnionych deklaracji DRA. Jak poinformował rzecznik prasowy Zakładu, „spadek jest w pełni oczekiwany i mieści się w granicach tolerancji 19-34%, którą zaaprobował Zarząd Funduszu Rezerwy Demograficznej na posiedzeniu 14 marca 2026 r.”. ZUS zapowiedział, że pracodawcy, którzy w terminie 30 dni od wejścia w życie nowych przepisów złożą poprawnie wypełnioną deklarację, otrzymają 14 dni roboczych urlopu okolicznościowego „w celu regeneracji emocjonalnej po kontakcie z nowym formularzem”. Urlop ma być udzielany w trybie natychmiastowym, ale wyłącznie w formie elektronicznej, na platformie PUE ZUS, w zakładce „Kara i nagroda”, w podzakładce „Nagroda, choć wcześniej była kara”.

Reakcja Ministerstwa Finansów była zaskakująco szybka. Resort zapowiedział, że przy okazji nowelizacji formularzy ZUS rozważa wprowadzenie analogicznych zmian w deklaracjach podatkowych PIT-11 i PIT-4R, w których pojawiłoby się pole analogiczne do Q-VII/2, oznaczone roboczo kodem „DU-1: Deklarowany poziom wdzięczności wobec Skarbu Państwa za umożliwienie rozliczenia podatku”. Wstępne konsultacje z 47 losowo wybranymi księgowymi wykazały, że „41 z nich poparło pomysł, 3 nie miało zdania, 2 zapytały, czy w zamian za wpisanie DU-1 można odliczyć 17 zł od podatku, a 1 odmówiła udziału w konsultacjach ze względu na «duchowy wymiar formularza PIT-11», co — jak podkreślił resort — jest odpowiedzią, którą MF odnotowuje z należytą uwagą”.

Tymczasem w siedzibie ZUS przy ul. Szamockiej 3 w Warszawie trwa pilna wymiana 1 184 szafek aktorskich na nowe, o większej pojemności, ponieważ — jak wyjaśnił dyrektor oddziału — „dotychczasowe szafki były projektowane w czasach, gdy średnia deklaracja DRA miała 1,7 strony, a pracodawca składał 2,3 deklaracji rocznie. Obecnie średnia deklaracja DRA ma 4,2 strony, a pracodawca składa 11,7 deklaracji rocznie, a do tego dochodzą 4,3 korekty, 2,1 wyjaśnienia emocjonalne, 0,7 oświadczeń o satysfakcji, 0,3 wniosków o rekalibrację pola magnetycznego formularza, oraz od 1 stycznia 2027 r. — po wejściu w życie przepisów o dobrowolnym-choć-nie-naprawdę-dobrowolnym rezygnacji z obywatelstwa — 0,02 ankiet A-22c za każdego pracownika, który zechce przestać być Polakiem, co w skali całego Zakładu daje 4,7 tony dodatkowego papieru rocznie, na który — jak zapewnił producent papieru — składa się 23% makulatury, 41% drewna z kontrolowanej wycinki w Puszczy Białowieskiej oraz 36% specjalnego pulpy państwowej, produkowanej wyłącznie na potrzeby administracji publicznej w Fabryce Papierów Specjalnych w Krapkowicach”.

Źródło: Infor.pl, 04.2026